Uno de los temas más aburridos y peor ejecutados de los proyectos es su evaluación. Es más, muchos de los problemas de implementación vienen de la pobre evaluación de proyectos.

No el menor de los errores es creer que la evaluación es un ejercicio financiero de cálculo de costos y beneficios.

Pero también la escasa comprensión del problema mismo impactan la ejecución

¿Cuál es el problema?

¿Qué queremos corregir?

Normalmente esperaríamos que ésta fuese la parte fácil, pero un número enorme de proyectos se inicia cuando ingenieros, ejecutivos comerciales o de marketing encuentran alguna solución interesante y atractiva.

No es realmente culpa de ellos. En general somos nosotros, proveedores y consultores que vamos a ofrecer paquetes, servicios, proyectos u otras soluciones, presentando sus ventajas y beneficios.

¿No es así como debe ser?

Incluso cuando la iniciativa parte del cliente, se basa en una idea vaga sobre mejorar algún proceso o sistema.

La primera pregunta que debemos hacernos es ¿qué queremos corregir? y ¿Por qué?

Por qué es siempre una pregunta difícil. ¿Por qué queremos mejorar algo?

¿Para ahorrar? ¿Para mejorar? ¿Qué impacto esperamos obtener? ¿En qué?

¿Cuál es mi dolor?

El dolor es uno de los indicadores más precisos que usan los médicos al auscultar a un paciente.

¿Qué le duele? ¿Dónde? ¿Desde cuándo le duele?

Sean las ventas o los costos, los atrasos o las pérdidas, la competencia o los clientes.

Tenemos que perder el miedo e ir al médico, contestar (aunque sea frente al espejo) estas preguntas.

Muchas veces tenemos una solución en busca de un problema

Siguiendo la metáfora médica….no tomaríamos remedios porque están baratos o porque se ven bien en el frasco o porque el vendedor de la farmacia lo recomienda convincentemente. (bueno, en realidad mucha gente hace eso, pero igual está mal!)

Primero tiene que dolernos algo y después tenemos que buscar la solución

El problema….normalmente está en la partida

Identificar el problema no es solo decir que quiero mejorar las ventas o reducir un costo. Al principio debemos fijarnos seriamente en:

  • Qué ventas?
  • En cuánto tiempo?
  • De qué?

Si la definición del problema es vaga o escasa, los esfuerzos, recursos y soluciones no podrán realmente resolver nada.

Conocemos cómo funciona la cosa?

Uno de los problemas fundamentales de todos los proyectos es entender las limitaciones y alcances del problema y de las posibles soluciones

Tecnología

Hay 3 elementos que normalmente se desprecian al momento de evaluar la tecnología de los problemas o de las soluciones. Todas las cosas que ahora nos cargan tuvieron una razón, normalmente muy sensata y normalmente arraigada en la operación. Todas las soluciones que pensemos o busquemos tendrán sus propias idiosincrasias y limitaciones.

Sin conocer qué pasó, cómo funciona lo que tenemos funcionando y, conversamente, conocer lo que pretendemos implantar, lo más probable es que terminemos en un breque. (sé que la palabra es anticuada, pero me encanta).

La tecnología genera su propio ambiente de soluciones tributarias y alimentadas por su producto. Si no conocemos dicha interacción y la forma en que se integran, también elegiremos alternativas inapropiadas.

La tecnología las implantan personas. Si no están esas personas, no hay cambio posible….y no, las personas no son reciclables.

Operación

La mayor parte de las fallas que enfrentamos en las operaciones TI tienen poco que ver con la arquitectura misma y mucho que ver con la operación. Cualquier solución que dependa de operación más compleja, de abstracciones más profundas o coordinaciones más precisas, será más un problema que una solución.

De manera análoga, cualquier situación donde la operación que tenemos es deficiente o genera incidentes frecuentes, puede ser corregida con cambios de procedimientos, externalizando y con cambios de perfiles profesionales.

Pero también es una buena ocasión para automatizar y eliminar la operación manual completamente. De hecho, esta es probablemente la mejor razón para cambios tecnológicos.

Cultura

Uff, por dónde empezar. Las personas somos un tema, al mismo tiempo la fortaleza y la debilidad de la organización. Los cambios que se oponen a la cultura imperante, están condenados a fracasar…..salvo cuando aplica el párrafo anterior

Ahora podemos comenzar con las soluciones

Hemos visto como todo funciona, ahora tenemos que ponernos a pensar, mucho.

Opción Z ….. No, no es por los zombis

La opción más obvia, y muchas veces la mejor, es la opción cero (la Z es por zero, no por zombis). Ninguna evaluación decente puede hacerse sin comparar con la opción de no hacer nada. Hay que recordar que cuando hagamos la evaluación final, no requiere inversión, cambio, entrenamiento o implementaciones.

Las nuevas alternativas tienen que probar que pueden hacer algo mejor….a un menor costo. ¿cuántas veces invertimos para ahorrar una cantidad marginal o resolver un problema mínimo?

Cuando expongamos los problemas que genera una situación debemos ser honestos que muy probablemente hemos podido vivir con el mismo por bastante tiempo sin que se venga el mundo abajo.

¿De verdad lo que queremos cambiar vale la pena la molestia, el gasto, el riesgo y los nuevos problemas que vendrán aparejados?

Solo 50 alternativas?

(el panorama más amplio posible)

Un profesor que tuve hace muchos años (don Alejandro Gómez) me enseño que la evaluación de un proyecto solo funciona cuando hay alternativas, muchas. Hartas veces solo se evalúa una sola y que en ese caso es sólo un ejercicio aritmético sin mucho interés.

Mientras más existan, más oportunidad de encontrar la correcta.

Hay que ser libres y pensar dentro y fuera del cajón, y debajo del cajón.

Para poder evaluar, lo primero es mirar, conocer y usar la imaginación. ¿50 alternativas parecen muchas? En realidad pueden ser pocas.

Puede ser que tengamos 5 o 6 alternativas básicas, y 3 o 4 variaciones de cada una, y 3 formas de combinar alternativas.

  • Modificar o reparar lo que tenemos
  • Implementar una parte de la alternativa x y otra de la y.
  • Externalizar o desarrollar en casa

Cocina fusión parece ser el camino

Mezclar elementos arquitectónicos, físicos o software para armar una solución rara ves es considerada una alternativa glamorosa. Por varios motivos realmente. No el menor de los cuales es que a los proveedores les gusta que todo se acomode a sus presentaciones. Pero también trae esfuerzos internos de ingeniería e ingenio, que muchas veces no tenemos cómo medir en detalle.

A veces, un poco de pintura por acá, una alfombra nueva por allá y cambiar la ventana del comedor, dejan la pieza bastante decente. A veces hay que demoler la casa y partir de nuevo, o arrendar la vieja y con esa plata arrendar una nueva. O una mano de gato, venderla y arrendar, o comprar….¿se entiende la idea?

En todo caso, lo que quiero decir acá es que si hay una parte donde mostrar alternativas ingeniosas, mostrar imaginación y alguna que otra locura

Podar las ramas muertas

Ahora comienza el verdadero trabajo, hemos creado un árbol de muchas ramas grandes y muchas más ramas pequeñas que se mezclan y cruzan. ¿cómo salimos de ésta?

Podando!

Las que nunca voy a querer

Hay alternativas que no podemos implementar. Así de simple. Requieren demasiado dinero. Cuestan más que el problema que queremos solucionar. Son ilegales o potencialmente comprometedoras. Son demasiado riesgosas (el costo del fracaso es demasiado alto). El proveedor está en problemas.

Hay varias serias razones para desechar alternativas, que no sean sensatas es una excelente razón.

Me detengo aquí porque en general los analistas o consultores encargados de evaluar alternativas no se sienten cómodos con este criterio. Sin embargo, si se hace de forma explícita y se documentan los criterios detrás de éste veto, es un ejercicio en buena gerencia.

Las que nunca voy a tener

Normalmente se asocia al costo. Algo así como, todos querríamos andar en un Rolls-Royce, pero no puedo. La verdad es que hay muchas otras razones para rechazar algo que nunca voy a tener.

Las que requieren un nivel de madurez organizacional mayor al que puedo lograr, las que requieren cambios que son muy complejos de realizar en organizaciones sencillas o las que funcionan a escalas completamente diferentes a mi organización.

A veces el Rolls-Royce simplemente no cabe en el garaje.

Continuar la evaluación de éstas alternativas es solo un gasto de tiempo y recursos.

Las que siempre son mejores

Esto es un poco más complicado, porque primero tenemos que definir un par de características que determinen la calidad de la solución. Supongamos, sólo para simplificar el texto, que siempre querremos

  • Ahorrar
  • Mejorar la disponibilidad de servicios
  • Mejorar el rendimiento

Si una alternativa es más barata, tiene mejor rendimiento y falla menos que otras, se llama una ventaja vectorial y todas las inferiores se pueden eliminar sin pérdida de generalidad.

Evaluar…..por fin

Ahora no debieran quedar más de 5 alternativas, mejor 3

La cero (Z)

Las 2 principales

Limpio y sencillo

Agregamos los costos, los riesgos, los factores de seguridad, los “qué pasa si”

Y finalmente llegamos a Excel,

Disfruten